但随着现代办公的发展，以及计算机成本的持续降低，电脑在办公和商务中的应用已十分广泛，人们的沟通方式也因此发生着改变。社会和工作中的各种资料和信息已逐步实现电子化：文件电子化、图片电子化、资料电子化、信息电子化，利用计算机进行电子化的处理，使信息和数据的编辑、存储、查找、传送变得更快捷和经济。但普通的传真机却仍然沿用着“纸进纸出”的传统模式，信息交换的方式仍然通过纸张——这一原始的、非电子化的介质，从而造成大量无谓的纸张浪费、信息失真、效率低下、管理不便。这一现象已严重影响到整个办公的效率，与现代电脑办公发展趋势格格不入。

1、浪费纸张和耗材
    使用普通传真机发送的传真中，有90%以上是要先从电脑中将要发送的文件打印出来，然后再用传真机发送；传真一旦发完，这些纸也就没用了，浪费纸张。
    所有接收的传真只能以纸张的形式接收，无法实现电子化。对于旅游、贸易、物流、咨询、新闻机构到传真用量巨大的行业，纸张的消耗尤其明显。
    除了纸张的消耗外，每年还要付出为数不菲的其它传真机耗材和维修费用。正所谓，在传真机销售行业，有“卖传真机无利，卖耗材赚钱”的流传也就不足为奇。
    还经常容易受到垃圾传真的骚扰而遭受不必要的损失。

2、发送传真繁琐
    使用普通传真机发送传真时，要先要将文件打印出来，然后拿到传真机前，拨通号码，再一张一张的送纸，每发一次传真都要十几分钟，遇上对方占线，还要跑好几趟。有时要将一份资料发给多个客户，更要占用大量的时间，真是又繁琐、又枯燥，还很容易出错。

3、传真无法管理和查找
    普通传真机发送和接收的传真都是纸张形式的文件，保存和管理十分不便，如果需要查找一份以前的传真，更是无从下手。严重影响办公效率。

4、传输信息的形式单一
    普通的传真机虽然只需要一根电话线既可以和对方通讯，而且即发即到，但只能互相传送低分辨率的黑白图像，会带来严重的颜色丢失、图像失真。但有许多场合，我们需要给对方传送原始的文件，比如彩色照片、图纸、程序、报表等，这是普通传真机就无法胜任了。
    电脑办公的大量应用使办公室的文件由纸张型转变为电子型，如今我们的文件保存方式已很少直接用纸张型（图像方式）保存了，代之以大量的电子格式，如Word、Excel、彩色图片、图纸等，有的文件甚至干脆无法用纸面表达，如可执行程序、声音文件、动画片等，传统的传真机已无能为力，在这点上可以说传统的传真机已过时了。

5、无法进行网络共享
    普通传真机无法和公司的网络相连接，所以即使你的公司网络设备再发达，要发送传真的时候也都要跑过去，有时赶上占线，还要跑好几趟。接收到传真也只能跑过去取。
    使用3G-FAX网络版，可以轻松实现传真机共享，要发传真，您只需轻轻一拖一放，剩下的事就交给3G-FAX来完成了。即使遇到线路忙的时候，也会自动排队，按顺序一一发送。