您的情况，建议设置人工分发值班员，方法如下：

在设置菜单中选择“设置公共传真人工分发值班员”子菜单，桌面会出现设置窗口。在用户列表中添加一个或多个用户，确定即可。这样，所有新接收到“公共信箱”中的传真，会自动转发到指定的值班员客户端电脑中，可由值班员来处理接收到的传真或再转发出去。